Gastvrije Officemanager met HR- en Planning skills

Ben jij iemand die mensen zich meteen thuis laat voelen, een echte multitasker met organisatorisch talent en heb je een scherp oog voor detail? Kun jij moeiteloos schakelen tussen officemanagement, HR-taken en het plannen van chauffeurs? Dan zoeken wij jou als onze nieuwe Officemanager!

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige rol ben jij het kloppende hart van ons kantoor. Jouw takenpakket is afwisselend en uitdagend:

Ontvangst van gasten:

• Warm welkom: Je ontvangt bezoekers met een glimlach, biedt ze een drankje aan en begeleidt ze naar de juiste afdeling.
• Telefoon- en e-mailbeheer: Je beantwoordt telefoontjes en e-mails op een professionele en vriendelijke manier.
• Vergaderingen voorbereiden: Je zorgt ervoor dat vergaderruimtes netjes en voorzien zijn van alles wat nodig is (ondersteund door facilitaire dienst).

Officemanagement:

• Beheren van de administratie van inkomende- en uitgaande post en pakketten.
• Verzorgen van inkoop en voorraadbeheer van kantoorbenodigdheden.
• Ondersteunen bij facilitaire zaken en organiseren van bedrijfsuitjes.
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Aansturen facilitaire dienst: denk daarbij aan het aansturen van de schoonmaak en het bestellen van lunch.
• Ondersteuning van het team: Je helpt bij licht administratieve taken en draagt bij aan een prettige werksfeer op kantoor.

HR-ondersteuning:

• Ondersteunen bij het onboarding proces waaronder organiseren van werkkleding, inlogaccounts, sleutel, laptop, etc.
• Personeelsadministratie, bijvoorbeeld up-to-date houden van personeelsgegevens.
• Bijhouden van verlof- en verzuimregistratie.

Planning & Logistiek:

• Maken en optimaliseren van de dagelijkse planning van chauffeurs.
• Efficiënte routes uitstippelen en ad-hoc wijzigingen oplossen.
• Contact onderhouden met chauffeurs voor een soepele dienstverlening.
• Samenwerking met groep planner voor het plannen van roadshows.

Wie ben jij?

• Je hebt een gastvrije en servicegerichte instelling; je houdt ervan om mensen te helpen en denkt altijd een stap vooruit.
• Je hebt een representatieve uitstraling en zorgt ervoor dat alles er verzorgd uitziet.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en bent niet bang om verantwoordelijkheid te nemen.
• Je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol (officemanagement, HR of planning).
• Je bent communicatief sterk en schakelt gemakkelijk met verschillende afdelingen.
• Plannen en organiseren is jouw tweede natuur; je houdt het overzicht, zelfs in drukke tijden.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en denkt proactief mee.
• Goede kennis van MS Office (Outlook, Excel, Word).
• Je bent 40 uur beschikbaar.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Wat bieden wij jou?

• Een uitdagende en afwisselende functie binnen een internationaal groeiend bedrijf.
• Marktconform salaris en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.
• Vergoeding voor woon-werkverkeer middels een kilometervergoeding of openbaar vervoer.
• 25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek.
• Een goede pensioenregeling.
• Vers fruit op kantoor, een gezamenlijke goed verzorgde lunch, en gezellige borrels en activiteiten.
• Een nieuw modern kantoor in een design industriële setting.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
• Een gezellige werkomgeving waar jouw bijdrage écht wordt gewaardeerd.

Over EventRent

EventRent Roadshows staat sinds 1992 voor de hoogste kwaliteitsnorm in roadshow. De beste definitie van een roadshow is een reeks evenementen die plaatsvinden op verschillende plaatsen in een land (of daarbuiten), om het publiek informatie te geven over een bedrijf of product. Onze bekendste roadshow is die voor Coca Cola: ieder jaar – met kerst – is the roadshow coming to town. De Coca Cola-Kersttrucks zijn alom bekend en hebben op iedereen impact. Dat is wat ons drijft en motiveert, dat is wat ons beweegt. Wij zijn experts in Roadshows en ontzorgen onze opdrachtgevers van A tot Z. Van conceptontwikkeling, tot engineering en uiteindelijk de constructie, van tourplanning tot transport en van ondersteuning tot het noodzakelijke onderhoud. Dat vereist goed projectmanagement.

EventRent is onderdeel en oprichter van Roadshow Group. Roadshow Group bestaat uit vier gerenommeerde, internationale bedrijven op het gebied van live event marketing en verhuur van promotionele voertuigen. De vier bedrijven (Rainbow Promotion, EventRent, ShowTruck Marketing Duitsland, ShowTruck Marketing Zwitserland en InfoWheels) zijn samen de Europese marktleider in de verhuur van roadshow- en promotievoertuigen. De groep beschikt over bijna 300 mobiele faciliteiten en beschikt daarmee over de grootste vloot promotievoertuigen in Europa. Dagelijks werken we met meer dan 100 collega’s met het moderne wagenpark.

Met haar diensten speelt Roadshow Group in op de behoefte van merken en marketeers om digitaal contact te combineren met fysieke en unieke klantervaringen op locatie. Waar beurzen steeds minder bezoekers en exposanten trekken, winnen in deze tijd van digitalisering roadshows en mobiele showrooms aan populariteit door hun flexibiliteit qua locatie, timing en uitstraling. Roadshow Group faciliteert het versterken van de merkbeleving door het fysieke contactmoment met de doelgroep te intensiveren op plaatsen waar de doelgroep zich op dat moment bevindt. Ook de bekende en in het oog springende truck van de Nationale Postcode Loterij komt uit onze “stal”. Bedrijven als Bugatti, BMW, Eaton, Huawei, KPN, Porsche en Samsung mogen wij tot onze klanten rekenen.

Voor meer informatie kijk je op www.eventrent.nl of op www.roadshowgroup.com. Bellen, appen of mailen voor vragen is een nog beter idee: Robert Vaessen +31 6 48973214 – robert@eventrent.nl, maar niet als je bijvoorbeeld advertenties wilt verkopen of ons wilt helpen bij het invullen van vacatures omdat dat je vak is. Interesse? Kom vooral een keer langs om kennis te maken met het bedrijf en je mogelijke nieuwe collega’s!